仕事をしていて気を付けていても、ミスをしてしまうことがあります。
ミスが起こってしまったことは仕方ありません。
わたしも、
おおざっぱな性格のせいか何度もミスをしたことがあります。
「なんでこんなことしちゃったんだろ?」と
自己嫌悪に陥ることは何度もありました。
ミスをしたときは直接謝るのがマナーですが、
相手直接会えない時や小さいミスであればメールで謝ることもあります。
ここでは、メールでのお詫びのポイントを紹介します。
できるだけ早く対応しよう
ミスに気づいたらすぐにお詫びをしましょう。
早ければ早いほど修復が可能です。私が仕事でミスに気付いたとき「また、ミスしちゃった。怒られたらどうしよう。」と思い、ミスが発覚することを恐れて上司に伝えることができずに、修復ができなくなったことがありました。
「なんではやく教えてくれればよかったのに・・・。」と言われてしまいました。このままみんな気づかなければいいなと思いましたが、当然ミスは発覚してしまいました。
早いうちにミスを認めて対処しましょう。
1度なら大丈夫、同じことを繰りかえさなければいいんです。
謝罪の言葉は丁寧にしましょう
お詫びの文を作成するときは、
普段のメールよりも丁寧な文で作成しましょう。ないようにしましょう。
謝罪の言葉に関しても注意を払いましょう。
「すいません。」を多用したり、「本当に本当にごめんなさい。」など
かえって軽く見えてしまいます。
丁寧な言い回しで気持ちこめた文章で謝罪すれば、
相手も「まあ、たまには仕方ないよね。」と思ってくれるでしょう。
言い訳せず、非を認める
誰でも自分の失敗は認めたくないものです。
だからといって謝罪メールで言い訳されたらどうでしょうか?
「最近、忙しくて・・・。」「確認したんですが、」みなさんがこんな風に謝られても、
だからどうしたの?っていいたくなるでしょう。
自分のミスは直に認めましょう。どんな理由があっても、
ミスをしたのは事実なのですから。
ミスをした事実を正直に伝えましょう。
お詫び文フレーズを取り入れる
でも謝罪文ってなんて書いたらいいだろうと思われるでしょう。
簡単に謝るといっても、どうやって文章にしたらいいかわかりにくいので、
ここでいくつかお詫び文のフレーズを紹介します。
そのまま使うのではなく、うまく取り入れてくれたらいいと思います。
② 私の不注意によりご迷惑をおかけしお詫び申し上げます。
③ 今回の件を厳粛に受け止め陳謝いたします。
④ 度重なる失礼、本当に申し訳ございません。
⑤ お詫びの申し上げようもございません。
⑥ このようなことがないよう、以後気を付けます。
こういった言い回しを覚えておくと、謝罪文を作るときに役立ちますよ。
まとめ
簡単にメールでお詫びをするときの流れです
1. できるだけ早く対応する
2. 丁寧な言葉
3. 言い訳しない
4. 謝罪フレーズをうまく使う
この4つを踏まえてお詫びメールを作成しましょう。
誰でも一度はお詫びメールを送る経験はありますが、
すぐに対応すれば相手の不快感も減るでしょう。
ミスをしてもその後の対応がよければいい印象を与えるでしょう。
先ほどもいいましたが、ミスはできるだけ一度だけにしましょう。
いくら丁寧な対応をしても何度も同じことを繰り返せば
あなたへの評価は下がってしまいます。
スムーズな対応を身に着けて、気持ちよく仕事ができるようになりたいですね!
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