メールチェックをしていたら、何やら催促メールが・・・、
も、もしかして私返信するの忘れてる？
急いで送信メールフォルダを見ても、返信した様子はうかがえずとなると「エーッ、返信してない！どうしよう。」となった経験ありませんか？私もこういった経験があって顔が青ざめたことがあります。
でも、落ち着いてください。こういった時も適切な対応ができれば問題ありません。
ここでビジネスメールを返信し忘れたときの対応方法をご紹介します。
相手は早い返信をまっている
メールを返信し忘れたということで、「どうしよう・・・。」と焦ってしまいます。
謝罪の言葉をあれこれ考えるよりも、遅れてしまったことだけを簡潔に謝って、どう対処するかということを伝えることが大切です。
どんなに返信が遅れたとしても、お詫びのメールは必ず送ってください。うやむやにしてはいけません。メールだけでなく、電話でもお詫びすることがベターです。
お詫びの表現に気をつけよう
なんでも正直に言えばいいというものではありません。「忙しくてうっかり忘れてしました。」と返信されたら、いい加減に思えるし、相手は軽くみられているように思うのではないでしょうか？
ここでお詫びの表現方法を紹介します。
- 多忙につき、返信が遅れて申し訳ございません。
- 返信を失念しており、大変申し訳ございません。
- 返事が忘れたこと、重ねてお詫び申し上げます。
- 取り急ぎ、お詫びとご連絡を申し上げます。
「忘れていた」というよりも「失念していました。」というほうがより丁寧です。
「すぐに対処する。」ということを伝える
返信がないということで、相手は「あの件どうなっているんだ？」と心配になっているでしょう。
催促するといことは、お詫びをまっているのではなく回答をまっているので、上司に対応をどうするかを確認し、対応策を仰いでください。
上司には伝えにくいかもしれませんが、隠してもいいことはありません。そのあとの対応によってあなたの評価も決まってしまいますのできちんと上司に報告しましょう。
お詫びメール文例を活用しよう
文例①
株式会社 営業部 ○○様
いつも大変お世話になっております。
○○株式会社 ○○です。
〇月〇日に送信していただいたメールを確認しそびれ、ご連絡が大変遅くなってしまいました。申し訳ございません。
先ほど手続きしましたので、書類がお手元に届くと思います。
メールにて恐縮ですが、お詫びとご連絡申し上げます。
文例②
株式会社 〇〇様
お世話になっております、〇〇です。
お忙しい中、当社に見積もりありがとうございました。
こちらの多忙につき、返信が遅れました。申し訳ござません。
完成次第改めてご返事させていただきます。
ご連絡遅れましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
まとめ
- 早く返信する
- お詫びの表現に気を付ける
- すぐに対処する
- お詫びの文例を参考にする
この4つを踏まえてメールを作成しましょう。
特に４のお詫びの文例はインターネットで検索するとたくさんでてきます。私もビジネスメールを作成するときは、よく利用しています。
そのままコピペしてしまうと、
状況と合わないこともありますので気を付けてくださいね。
自分のミスは自分だけでなく、上司や会社の対面にもかかってきます。心配ならだれかにダブルチェックするといいかもしれません。
自分でチェックしたときは、
間違いがなしと思っても人に見てもらうと間違いが見つかることが結構あります。
ミスは誰でも経験するもの、
対処方法を知ってスムーズに対応できるといいですね。
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